steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem

Fehlt ein IKS, kann die Buchhaltung verworfen und geschätzt werden

Werden Mängel bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung festgestellt können die Finanzbehörden schätzen. Das kann teuer bis sehr teuer werden.

In einer Verfahrensdokumentation wird auch das internen Kontrollsystem des Betriebes beschrieben. Fehlen Arbeitsanweisungen und interne Kontrollen zu steuerlich relevanten Vorgängen, so stellt dies einen Mangel dar. In weniger schweren Fällen werden 2 bis 5 Prozent hinzugeschätzt. Bei größerem Mangel ruft die Finanzverwaltung bis zu 10 Prozent der Bemessungsgrundlage auf.

Grundlage von Kassennachschau und Verfahrensdokumentation bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dort heißt es: „Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO … hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren, (Rz. 100).“

Das IKS soll die Einhaltung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation intern sicherstellen. Ein IKS macht zweifelsohne auch betriebswirtschaftlich Sinn: Sie vermeiden Fehler und manipulationsanfällige Arbeitsbereiche werden regelmäßig kontrolliert. Nicht zuletzt entsteht ein höheres Verantwortungsbewusstsein bei den Mitarbeitern.

Das interne Kontrollsystem (IKS) sollte die folgenden Komponenten enthalten:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
  
• Funktionstrennungen
  
• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
  
• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
  
• Verarbeitungskontrollen
  
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumente
  

Die Protokollierung von Kontrollen ist nicht nur eine lästige Pflicht der GoBD, sie liegt auch im Interesse der Unternehmensverantwortlichen. Unternehmensinhaber und Geschäftsleitung haften für die Ordnungsmäßigkeit in ihrem Unternehmen und da ist die Protokollierung ein wertvoller Beleg dafür, der Verantwortung nachgekommen zu sein. „Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation“ (Rz. 102). Die Kontrollprotokolle des IKS sind zusätzliche außerhalb der Verfahrensdokumentation zu verwaltende Dokumente.