GoBD OPENING

GoBD und Kassen-Nachschau, Gefahrenpotential für Unternehmer mit Kassen

Seit geraumer Zeit wird Buchhaltung von Unternehmen und Selbständigen gemacht, um zu wissen was dem Finanzamt geschuldet wird und gezahlt werden muß. Mit neuen Vorschriften zu den GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" machen Sie die Buchhaltung hauptsächlich, um beweisen zu können, was dem Finanzamt nicht gezahlt werden muß.

Oder wollen Sie, dass das Finanzamt künftig Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzt und Ihre Steuern heraufsetzt? Fehlen die Nachweise und Dokumentationen dass die Buchhaltung ordnungsgemäß ist, wird gnadenlos die Buchhaltung verworfen und zugeschätzt.

Was vor dem Jahr 2017 unter dem Begriff „Registrierkassenpflicht“ nur zum Inhalt von Fachgespräch für Stuerberater taugte, beschäftigt nun alle Unternehmen, vor allem Geschäfte mit elektronischen Registrierkassen und offenen Kassen.

Warum gerade Geschäfte mit Kassen? Da die GoBD um die Regelungen der Kassen-Nachschau seit 2017 ergänzt wurden. Und so wird die Kassen-Nachschau zum "Trojanischen Pferd" der digitalen Betriebsprüfer. Denn die Kassen-Nachschau erfolgt vor allem in Ladengeschäften, der Gastronomie, in Apotheken oder dem Handwerk und dies ohne vorherige Ankündigung durch die Finanzbehörde.

Die gesamte Belegablage der Buchhaltung und steuerliche Datenverarbeitung muss nachprüfbar und unveränderbar sein, es muss Datensicherheit für 10 Jahre herrschen und was digital vorkommt, muss auch digital und revisionssicher ein Jahrzehnt überdauern.

Und verantwortlich ist dafür nicht der Steuerberater, sondern der Steuerpflichtige!

Erst am Beispiel wird deutlich, wie verzwickt das Ganze sein kann:
Die Telefonrechnung zum Beispiel erreicht den Unternehmer oft alsPDF-Datei, die einer Mail angehängt wurde. Dann gilt die Mail als „Briefumschlag“ – für den gelten die GoBD-Regeln nicht – immerhin. Das pdf-Dokument könnte nun ausgedruckt werden („Unveränderbarkeit“) und im Steuerordner ordentlich nummeriert (Ablagevorschrift) abgelegt werden („Nachvollziehbarkeit“). Der steuerpflichtige müßte nur die vorgenommene Änderung (den Ausdruck des PDF auf Papier) revisionssicher in einem Datenmanagement-Protokoll (Verfahrensdokumentation) festhalten. Aber was geschieht danach mit demPDF ? Löschen geht nicht! Denn die eingehende Rechnung ist nach den GoBD-Regeln „in dem Format aufzubewahren, in dem sie das Unternehmen erreichte.“ Wird die Telefonrechnung beim Provider von dessen Website runtergeladen oder gar innerhalb einer E-Mail zugesandt, fällt die „Briefumschlagregel“ weg und die Mail ist daten- und steuerregeltechnisch unveränderbar und dennoch maschinell auswertbar abzulegen. Denn im Zuge einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auch in den Rechner schauen und dort prüfen.

Angebote, Rechnungen, Abrechnungen, Kalkulationen und Reisekosten-Übersichten werden beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm wie WORD erstellt. Ist das Dokument geschrieben, wird es ausgedruckt und einerseits per Post versendet und andererseits ordentlich nummeriert und gelocht im Steuerordner abgelegt.

Achtung! Ist die Rechnung nicht nur ausgedruckt sondern auch auf dem Rechner gespeichert oder gar in ein PDF umgewandelt, um es anschließend per Mail dem Kunden zu mailen, wurde dabei ein (oder gar mehr als ein) digitales Dokument erstellt, für das nach GoBD komplett andere Regeln gelten. Was dazu fehlt, ist das „elektronische Archiv“, das den GoBD-Regeln entspricht.

Bei der elektronische Ablage von Belegen – Rechnungen, Quittungen, Kalkulationen und Angeboten sowie allen "steuerlich-relevanten“ Buchführungsunterlagen - gilt als Wichtigstes die Unveränderbarkeit. Eine Word-Datei ist schnell überschrieben und selbst ein PDF-Dokument lässt sich verändern, neu datieren oder überschreiben. Und wenn das Systemdatum des Rechners für wenige Minuten verändert würde, sind sogar komplette Buchungen oder automatische Steuerausdrucke schnell „korrigiert“. Wann also ist ein Buchhaltungsvorgang nachvollziehbar, eine zulässige Korrektur oder Anpassung nachprüfbar, die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen beweisbar und die Datensicherheit für zehn Jahre gegeben?

Ist es praxisfremd und unmöglich die GoBD und zusätzlich noch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ einzuhalten? - Diese Frage stellt sich nicht. Die Frage, die sich stellt ist: "gesetzeskonform" oder "gesetzlos" (!)

Wer nicht "gesetzlos" und somit den Sanktionen der Finanzbehörde ausgesetzt sein möchte, kümmert sich um die Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentation und die Umsetzung der GoBD Regeln. Wenn das Know-How dazu nicht im Unternehmen ist, dann mit professioneller und routinierter Hilfe.