Kasse: fehlende Programmierprotokolle

Fehlende Programmierprotokolle bei Kassen führen zu Hinzuschätzungen

Ein Kassensystem ist auch dann manipulierbar, wenn dieses nicht durch den Benutzer selbst, sondern nur mit hohem Aufwand und Hilfe eines IT-Spezialisten möglich ist (FG Münster 29.3.17, 7 K 3675/13). Hier der LINK zum Urteil.

Ein Friseursalon nutzte ein PC-Kassensystem, über das auch die Kundenkartei und die Terminverwaltung erfolgte. Die Kassenberichte sind nicht fortlaufend nummeriert. Die Gutschein- und Trinkgelderfassung erfolgte mangelhaft. Protokolle der Kassenprogrammierung waren nicht vorhanden. Für das FA war die Kassenführung nicht ordnungsgemäß und es folgte eine Hinzuschätzung. Die Klage hatte nur hinsichtlich des Umfangs der Hinzuschätzung Erfolg.

Das rechtskräftige Urteil des FG Münster verdeutlicht anschaulich, wie eine Kassenprüfung in der Praxis ablaufen kann und welche Mängel dem Finanzamt in die Karten spielen. In dem Urteilsfall des FG Münster ging es um einen Friseur, der in den Jahren 1 und 2 seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und im Jahr 3 mittels Bilanzierung ermittelte. Zur Aufzeichnung seiner Bareinnahmen verwendete er eine PC-gestützte Kassensoftware, die auch über andere Funktionen wie Kundenkartei oder Terminverwaltung verfügte. 

Es wurden arbeitstäglich Kassenberichte erstellt, die jedoch nicht laufend nummeriert wurden. Programmierprotokolle für das PC-Kassensystem konnte der Friseur dem Prüfer des Finanzamts nicht vorlegen. Außerdem zeichnete er sein Trinkgeld von Kunden nicht als Einnahmen auf und bewahrte von Kunden in Anspruch genommene Gutscheine nicht auf. Die Prüfer des Finanzamts versuchen bei der Kassenprüfung jeden noch so kleinen Mangel festzuhalten. In dem Streitfall des FG Münster führte das im Gesamtergebnis zu erheblichen Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn und somit zu erheblichen Steuernachzahlungen plus Nachzahlungszinsen.

Für eine PC-Kasse sind die gleichen Voraussetzungen maßgebend wie für eine Registrierkasse. Es muss eine Dokumentation der eigentlichen Programmierung vorliegen. Nur dann kann nachgewiesen werden, dass die Kasse nicht manipulierbar ist. Es ist unerheblich, ob eine tatsächliche Manipulation erfolgt ist.

Nach Aussagen der Finanzbehörden sollen die Außenprüfer künftig verstärkt nach Mängeln in der Verfahrensdokumentation suchen. Wenn dabei nicht alles stimmt, drohen bei der Prüfung unmittelbar Hinzuschätzungen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Kassenführung bei elektronischen Registrierkassen gelten nach Auffassung der Richter des FG Münster auch für PC-Kassensysteme, weil PC-Systeme mindestens ebenso manipulationsanfällig sind wie elektronische Registrierkassen.

Bewahrt ein Unternehmen nicht alle erforderlichen Unterlagen zur Kassenführung auf, führt das bereits zur nicht ordnungsgemäßen Kassenführung. Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt dann im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann im Betrieb zu ganz deutlichen Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu ganz erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Zu dem Bereich der Arbeitsanweisungen gehört in Zusammenhang mit den elektronischen Aufzeichnungen auch eine Verfahrensdokumentation. Mit einer Verfahrensdokumentation soll der Nachweis geführt werden, dass die mit den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze auch jeweils umgesetzt und tatsächlich eingehalten worden sind.

Formelle Mängel mit sachlichem Gewicht können grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden. Neben den Programmierprotokollen ist auch die elektronische Journaldatei aufzubewahren (FG Hamburg 26.8.16, 6 V 81/16). LINK zum Urteil.

Die Dokumentation beginnt mit dem Zeitpunkt der Auslieferung an den Steuerpflichtigen und bezieht nachfolgend sämtliche Programmeingriffe ein. Sie folgt dem Ziel, dass spätere Änderungen nachvollzogen werden können. 

Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen
zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

Die Praxiserfahrung hat gezeigt, dass die Unterlagen beim steuerpflichtigen meißt nicht vorliegen. Es hat sich auch schon herausgestellt, dass Hersteller von Kassensystemen und elektronischen Rgistrierkassen selbst nach Monaten nicht in der Lage waren die Organisationsunterlagen des Kassensystems und die technische Systemdokumentation nicht vollständig zu liefern!

Es reicht somit oft nicht aus "nur" die Verfahrensdokumentation für den Betrieb zu erstellen, es ist oft ein zusätzlicher Aufwand die vollständige technische Systemdokumentation des Kassensystemherstellers zu beschaffen.