Betriebsprüfung und GoBD

Die wichtigsten Felder bei Betriebsprüfungen bezüglich GoBD und Verfahrensdokumentation

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit Anfang 2015 in Kraft. Viele Steuerberater ,haben die Regelungen zwar zur Kenntnis genommen, die selbständige und die steuerlich relevanten Inhaber von Unternehmen aber größtenteils noch nicht.

Die Realität bei kleineren und mittelständischen Unternehmen, in der Gastronomie, dem Handwerk und auch im Handel ist schockierend!

Die technischen Systemdokumentationen der Kasse liegen den steuerlich relevanten Inhaber von Unternehmen  meißt nicht vor, oder nur unvollständig. Eine Verfahrensdokumentation liegt meißt nicht vor und schon gar nicht Versionierungen. Ein System zum manipulationssicheren abspeichern von Daten existiert ebensowenig, wie ein Kontrollsystem.

Es ist vorauszusehen, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der GoBD auch bei kleineren Betrieben zunehmend geprüft wird und es zu empfindlichen Hinzuschätzungen aufgrund von formellen Mängeln kommen wird.  Vor- und Nebensysteme müssen revisionssicher sein. Sie müssen Daten unveränderbar abspeichern bzw. vorgenommene Änderungen protokollieren. Es ist davon auszugehen, dass die Revisionssicherheit von Auftragsverwaltungs- bzw. Fakturierungsprogrammen in kommenden Betriebsprüfungen schwerpunktmäßig kontrolliert wird.

Einer der meist diskutierten Punkte unter Fachleuten im Zusammenhang mit den GoBD ist wohl das Erfordernis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Diese besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Zudem müssen die Unterlagen aktuell gehalten werden und bei Änderungen muss ersichtlich sein, welche Unterlage welchen Veranlagungszeitraum betrifft. Viele Finanzämter fordern die Verfahrensdokumentationen mit der Betriebsprüfungsanordnungen und bei der Durchführung einer Kassen-Nachschau an.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen.

Der BFH hat mit Urteil vom 25.3.15 eindeutig und unmissverständlich entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen. Mit anderen Worten, wer die Organisationsunterlagen  / Verfahrensdokumentation (im Rahmen der unangekündigten Kassen-Nachschau) nicht vorlegen kann, muss mit empfindlichen Hinzuschätzungen rechnen.

Ein zusätzlicher Punkt; Unternehmer müssen die Revisionssicherheit der Rechnungen, also die Unveränderbarkeit der Daten, durch eine ordnungsmäßige, nachvollziehbare und elektronische Aufbewahrung sicherstellen. PDF, Word- und Excel-Dateien sind nicht revisionssicher. Daher müssen die Dateien in einem unveränderbaren Format bzw. System abgespeichert werden. Bei kleineren Betrieben sollte dies üblicherweise in einem Dokumenten-Managementsystem erfolgen. 

Auch die Aufzeichnungen in vorgelagerten Systemen werden von der Finanzverwaltung geprüft und müssen daher den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Dazu gehören eine fortlaufende und zeitgerechte Erfassung sowie die Benennung bzw. Beschreibung aller steuerrelevanter Geschäftsvorfälle.

Bei Betriebsprüfungen und vor allem als Schwerpunkt in der Kassen-Nachschau werden die zeitgerechten Aufzeichnungen besonders kontrolliert. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Von den GoBD betroffene Steuerpflichtige sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen.

Letztlich müssen Inhaber von Unternehmen und selbständige also mit den GoBD leben. Da die jetzt Betriebsprüfungen regelmäßig den Prüfungszeitraum 2015 umfassen, muss damit gerechnet werden, dass das Thema „GoBD“ stets auf der Prüfungsagenda stehen wird.

Die GoBD sollte auch besonderes Gewicht bei (Fremd-)Geschäftsführern von GmbH's gewinnen! Denn wenn sie nicht beachtet werden, also etwa eine Verfahrensdokumentation nicht erstellt wird, dürfte es mit der Haftung des Geschäftsführers für Steuernachforderungen nicht weit her sein. Diese sollten das Thema daher ebenfalls aktiv angehen.