Verfahrensdokumentation in Betrieben

Wir erstellen Verfahrensdokumentationen
in folgenden Branchen:


Gastronomie, Hotel, Handel, Großhandel, Dienstleistung, Spielhalle, Fahrgastbetrieb, dem Mittelstand und Großbetriebe, öffentliche Einrichtung und Behörden 

Machen Sie sich ein Bild von unserer Arbeit und schauen Sie sich ausgewählte Referenzprojekte an.
Branchenübersicht:
Eine Gesamtübersicht im download aller Branchen für unsere Leistungen zur Verfahrensdokumentation im Bereich Kassen-Nachschau.
Übersicht Branchen (download PDF)
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Die Verfahrensdokumentation in Betrieben
Mit dem neuen BMF Anwendungserlass vom 29.05.2018 wurde auch nochmals das Thema Verfahrensdokumentation hervorgehoben. Nach einer Umfrage sind die meißten Unternehmen noch unvorbereitet, wenn der Prüfer der Finanzbehörde plötzlich und unangemeldet in der Tür steht.
Auf die Kassen-Nachschau wird bereits intensiv hingewiesen und auch durch die Fachpresse, Branchenverbände und Kassenhersteller ausführlich gewarnt. Ganz aktuell ist ein Schreiben des Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht worden mit verschärften gesetzlichen Regelungen zur Durchführung der Kassen-Nachschau.

Die Experten sind sich einig: Mit der Kassen-Nachschau ist eine weitere höchst unangenehme Form der Prüfung hinzugekommen, auf die sich Betriebsinhaber gefasst machen müssen. Bereits seit 14.11.2014 gelten die GoBD des BMF (Bundesministeriums der Finanzen) für die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorschriften GoBD 11.2014 Abschnitt 10.1 ist die sogenannte Verfahrensdokumentation, mit der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Das Thema Verfahrensdokumentation hat in der aktuellen Betriebsprüfungs Praxis immer mehr an Bedeutung gewonnen und ist seit dem 1.1.2018 – mit Einführung der Kassen-Nachschau ohne Ankündigung – noch wichtiger geworden.

Es ist offensichtlich, dass das Herstellerhandbuch des Kassenherstellers und Warenwirtschaft nur ein Teil der Dokumentation darstellen kann. Der Hersteller der Software kann auch nicht wissen, welche Daten und Dokumente gespeichert werden und wie der Anwender mit dem System umgeht.

Dabei zeichnen die folgenden Eigenschaften eine gute Verfahrensdokumentation aus; sie ist verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar und sie beschreibt, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden außerdem enthält sie die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS).
Jeder Betrieb benötigt eine gesetzlich vorgeschriebene innerbetriebliche Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem. Geregelt im Punkt 6 und 10 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) muss die Verfahrensdokumentation vorliegen die alle System- bzw. Änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Insbesondere muss sich daraus ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. 


Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB.

Somit muss der Betriebsprüfung zwingend eine aussagekräftige, vollständige und verständliche Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die sämtliche aktuellen und historischen Systeminhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen der jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssysteme entspricht.

Wir erläutern Ihnen gerne mehr zum Thema. Rufen Sie uns an oder senden Sie eine Nachricht über das Kontaktformular. 
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