GoBD und Verfahresdokumentation

Unangekündigte Nachschau und Besuch durch Ordnungsamt und Polizei

Sat, 01 Dec 2018 14:10:18 GMT

Der 01.12.2018, ein lokales Beispiel einer kombinierten unangekündigten Nachschau und großangelegten Kontrollaktion .

Gastronomen und Spielhallenbesitzer in Regensburg bekamen in der Freitagnacht, 30.11./01.12.2018 unangekündigten Besuch von der Polizei dem Zoll, Ordnungsamt und weiteren Behörden . In einer kombinierten unangekündigten Nachschau mit dem Hauptthema des Jugendschutz wurden aber auch in weiteren Bereichen die ordnungsgemäße Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften kontrolliert und geahndet.

Neben dem Jugendschutz werden die Mitarbeiter auf korrekte Lohnunterlagen ebenso geprüft, wie die Ordnungsgemäße Führung des Betriebes . Die "Nachschau" gibt den Behörden die Möglichkeiten gleichzeitig in mehreren betriebswirtschaftlichen, arbeitsrechtlichen und steuerlichen Themen mit den entsprechenden Beamten vor Ort aktiv zu werden.

Ab 22 Uhr sind die Beamten im Regensburger Nachtleben unterwegs. Unangemeldet betreten sie Spielhallen, Shisha-Bars und Diskotheken. In der Stadt gibt es über 550 Gastronomiebetreiber. Gegen 2.30 Uhr mischen sich die uniformierten Beamten zusammen mit dem Zoll und mehreren städtischen Behörden unter die Gäste und kontrollieren diese. Auch die Inhaber der Gastronomie und Spielhallen werden auf die Einhaltung gesetzlicher Regelungen befragt.

Um bei der Nachschau in den Betrieben eine umfassende Kontrolle durchführen zu können, haben sich neben der Polizei auch der Zoll, der Kommunale Ordnungsservice der Stadt Regensburg und Spezialisten für Lebensmittelüberwachung, Gaststätten- und Glücksspielrecht sowie der Jugendschutzstelle mit eingebracht.

Bei einem Angestellten einer Spielothek ist die Aufenthaltsgenehmigung abgelaufen. „Der Mann kann gerade keine Arbeitserlaubnis nachweisen“, erklärt der Polizeisprecher. Für den Angestellten und dem Inhaber hat das ein Nachspiel. Sie müssen mit Bußgeld und weiteren Überprüfungen rechnen. Weitermachen darf er an diesem Abend nicht mehr. In dieser Nacht gibt es gleich mehrere Beanstandungen. Auch ein Betrieb muß vorübergehend schließen.

Die Beamten der Polizei und des Zolls überprüfen, ob sich die Besitzer an die vorgeschriebenen Verordnungen und Gesetze halten. Fündig werden die Beamten auch in einer Shisha-Bar im Stadtosten. Den Mitarbeitern fallen dort zwei Spielautomaten auf, die wegen einer Änderung der Spielverordnung keine Zulassung mehr haben. Auf die Betreiber wird die Stadt wegen entsprechender Ordnungswidrigkeiten zukommen.

Großangelegte und koordinierte Aktionen dienen immer wieder dazu, die Einhaltung mehrerer gesetzlichen Vorgaben zu kontrollieren . Beamte gleich mehrerer behördlichen Stellen kontrollieren somit gleichzeitig unterschiedliche gesetzliche Bereiche. Sind zudem Beamte des Finanzamtes mit zugegen werden auch Bargeldgeschäfte und deren Ordnungsmäßigkeit gleich mitkontrolliert.

BMF Steuerordnungswidrigkeiten 2017

Thu, 04 Oct 2018 00:00:00 GMT

Bundesweit 62.000 Strafverfahren wegen Steuerstraftaten bearbeitet

Das BMF erstellt jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der Verfolgung von Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten sowie über die Ergebnisse der Steuerfahndung.

Im Berichtszeitraum 2017 wurden in den Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter bundesweit insgesamt circa 62.000 Strafverfahren wegen Steuerstraftaten bearbeitet . Zudem wurden rund 5.000 Bußgeldverfahren abgeschlossen und Bußgelder in einer Gesamthöhe von über 168 Mio. € festgesetzt .

Im selben Zeitraum erledigte die Steuerfahndung bundesweit insgesamt 35.000 Fälle. Dabei sind Mehrsteuern in Höhe von rund 2,9 Mrd. € festgestellt und Freiheitsstrafen im Gesamtumfang von 1.586 Jahren verhängt worden .

Zu den in der Statistik erfassten Steuerstraftaten und diesen gleichgestellten Straftaten gehört die Steuerhinterziehung nach § 370 der Abgabenordnung (AO) genauso wie z. B. die gewerbs- und bandenmäßige Schädigung des Umsatzsteueraufkommens nach § 26c des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Diese Taten werden in der Regel mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet.

Soweit nicht die Staatsanwaltschaft zuständig ist, obliegt die Ermittlung und Verfolgung von Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten den Bußgeld- und Strafsachenstellen der (Landes-)Finanzämter. Sie entscheiden über die Einleitung oder auch über die Einstellung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens, sie können Strafbefehle beantragen, die Strafsache gegebenenfalls an die zuständige Staatsanwaltschaft abgeben und erlassen auch Bußgeldbescheide.

Im Jahr 2017 wurden von den Bußgeld- und Strafsachenstellen der (Landes-)Finanzämter bundesweit insgesamt 62.261 Strafverfahren abgeschlossen. In Abbildung 1 wird dargestellt, mit welchen Ergebnissen die Strafverfahren von den Bußgeld- und Strafsachenstellen abgeschlossen wurden.

Neben den als Steuerstraftaten qualifizierten Delikten haben die Bußgeld- und Strafsachenstellen im Berichtszeitraum bundesweit insgesamt 5.032 Bußgeldverfahren abgeschlossen. Im Ergebnis wurden 3.255 Bußgeldbescheide vom Finanzamt erlassen. Der Bericht unter folgendem LINK .

steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem

Wed, 12 Sep 2018 00:00:00 GMT

Fehlt ein IKS, kann die Buchhaltung verworfen und geschätzt werden

Werden Mängel bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung festgestellt können die Finanzbehörden schätzen. Das kann teuer bis sehr teuer werden.

In einer Verfahrensdokumentation wird auch das internen Kontrollsystem des Betriebes beschrieben . Fehlen Arbeitsanweisungen und interne Kontrollen zu steuerlich relevanten Vorgängen, so stellt dies einen Mangel dar. In weniger schweren Fällen werden 2 bis 5 Prozent hinzugeschätzt. Bei größerem Mangel ruft die Finanzverwaltung bis zu 10 Prozent der Bemessungsgrundlage auf.

Grundlage von Kassennachschau und Verfahrensdokumentation bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dort heißt es: „Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO … hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren, (Rz. 100).“

Das IKS soll die Einhaltung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation intern sicherstellen . Ein IKS macht zweifelsohne auch betriebswirtschaftlich Sinn: Sie vermeiden Fehler und manipulationsanfällige Arbeitsbereiche werden regelmäßig kontrolliert. Nicht zuletzt entsteht ein höheres Verantwortungsbewusstsein bei den Mitarbeitern.

Das interne Kontrollsystem (IKS) sollte die folgenden Komponenten enthalten:

Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
Funktionstrennungen
Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
Verarbeitungskontrollen
Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumente

Die Protokollierung von Kontrollen ist nicht nur eine lästige Pflicht der GoBD, sie liegt auch im Interesse der Unternehmensverantwortlichen. Unternehmensinhaber und Geschäftsleitung haften für die Ordnungsmäßigkeit in ihrem Unternehmen und da ist die Protokollierung ein wertvoller Beleg dafür, der Verantwortung nachgekommen zu sein . „Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation“ (Rz. 102). Die Kontrollprotokolle des IKS sind zusätzliche außerhalb der Verfahrensdokumentation zu verwaltende Dokumente.

BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau veröffentlicht

Wed, 30 May 2018 00:00:00 GMT

BMF hat Anwendungserlass zu § 146b AO veröffentlicht

Das BMF hat den Anwendungserlass zu § 146b AO veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 29.05.2018 - IV A 4 - S 0316. Hintergrund: Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (GoBD) ist § 146b AO - neu eingefügt worden. Nach dem 31.12.2017 ist diese Regelung anzuwenden.

BMF hat den Anwendungserlass angepaßt und konkretisiert die Anforderungen an die Kassen-Nachschau. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.16 (BGBl 3152) ist die Vorschrift für die Kassen-Nachschau – § 146b AO – neu in die Abgabenordnung (AO) aufgenommen worden.

Die Vorschriften zur Art der Führung von Kassenaufzeichnungen lassen sich aus den §§ 145 und 146 Abgabenordnung (AO) sowie den §§ 238 und 239 Handelsgesetzbuch (HGB) und den GoBD ableiten.

Im Detail betreffen diese Änderungen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung, die Kassensturzfähigkeit, die Unveränderbarkeit und die Aufbewahrungspflicht. Seit dem 1. Januar 2017 stellt der Gesetzgeber erweiterte Anforderungen an die Kassenführung mit elektronischen Kassen. Insbesondere müssen die Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons) täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) archiviert werden.

Seit dem 1. Januar 2018 ist es Amtsträgern der Finanzverwaltung gestattet, erstmalig Kassen-Nachschauen bei allen Steuerpflichtigen, die Gewinneinkünfte erzielen, durchzuführen.

Die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ist ein neues Kontrollinstrument der Finanzverwaltung, um Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungssystemen aufzudecken. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass seit dem 01.01.2017 in der Praxis nur noch Kassensysteme eingesetzt werden dürfen, die Kasseneinzeldaten aufzeichnen, aufbewahren und für die Zeiträume der Aufbewahrungsfrist digital exportieren können.

Verfahrensdokumentation - Haftungsgefahr für Steuerberater

Thu, 08 Feb 2018 00:00:00 GMT

Haftung des Steuerberaters bei nicht ordnungsmäßiger Kassenführung des Mandanten

Aufgrund der zurzeit und voraussichtlich auch noch für mehrere Jahre angewendeten und oft überzogen ausgelegten Verwaltungsanweisungen zur Führung einer ordnungsmäßigen Kasse entsteht für den Steuerberater eine problematische Situation.

Nach § 146b AO haben von einer Kassen-Nachschau betroffene Steuerpflichtige auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen. Seit dem BFH-Urteil vom 25.03.2015 (X R 20/13) ist das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichzustellen . Zudem sind die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen. Somit steht das Fehlen der Organisationsunterlagen dem Fehlen von Z-Bons gleich. Und wenn Z-Bons fehlen, können Umsätze nur geschätzt sein. Insoweit kann auch auf das aktuelle Urteil des FG Düsseldorf vom 24.11.2017 (13 K 3811/15) hingewiesen werden. LINK zum Urteil .

Wenn nun ein Steuerberater Umsatzsteuer-Voranmeldungen und/oder Jahresabschlüsse erstellt, obwohl er weiß, dass sein Mandant die Verfahrensdokumentation nicht gefertigt hat, könnte das bedeuten, dass er geschätzte Werte seiner Mandanten übernommen hat . Damit ist ein Verstoß gegen die GoBD darstellbar. Der Steuerberater ist gefordert, die neuen Handhabungen der Finanzverwaltung kritisch zu beurteilen.

Es empfiehlt sich somit dringend die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung zu erstellen . In einschlägigen Fachartikel wird beschrieben, dass der Steuerberater für seine Beratungen im Zusammenhang mit dem ihm erteilten Auftrag, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu überprüfen hat.

EC-Kartenumsätze in der Kasse

Wed, 10 Jan 2018 00:00:00 GMT

Formeller Mangel wegen EC-Kartenumsätze in der Kasse droht

Gerade die sogenannten Bargeld-Betriebe haben neben der Vereinnahmung von Bargeld auch Einnahmen über EC-Kartenzahlungen. Häufig ist es in diesem Zusammenhang gelebte Praxis, dass alles, auch die EC-Kartenumsätze, in der Kasse als Einnahme erfasst werden. Im Weiteren werden die EC-Zahlungen dann wieder als Kassenausgang deklariert und über das Konto Geldtransit dem Eingang in der Bank zugeordnet.

Regelmäßig werden EC-Kartenumsätze in der Buchführung folgendermaßen gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Dabei werden jedoch häufig nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten, sondern es wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Später wird dann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht.

Seit dem 16.08.2017 sind Unternehmen, die sich in einer bargeldintensiven Branche befinden und eine elektronische Kasse führen, noch verunsicherter als zuvor. An dem Tag hat nämlich das BMF dem Deutschen Steuerberaterverband mitgeteilt, dass die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel darstellt .

Werden bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt verbucht, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung vor . Nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen getrennt aufgezeichnet und gekennzeichnet werden. Sonst liegt in der Regel ein Verstoß gegen steuerrechtliche Anforderungen.

Stellt ein Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage, weil Sie bare nicht von unbaren Geschäftsvorfällen getrennt haben, droht die Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.

Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen.

UPDATE zum 29. Juni 2018 :

Das BMF reagierte mit Schreiben vom 29.6.2018 auf die Hinweise aus der Praxis und konkretisiert damit die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung. LINK zum BMF Schreiben .

Nach Abstimmung mit den Finanzministerien der Länder gilt nunmehr Folgendes:
"…Die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch stellt, …, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.

Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen. Wie bereits in dem Schreiben vom 16.8.2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhaltes in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze z. B. in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist - obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen - weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht. …"

Die (zeitweise) Erfassung von Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel. Dieser bleibt aber nach einer Klarstellung des BMF bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.

13.746 Prüfer mit Mehrergebnis von rund 14 Mrd. €

Mon, 04 Dec 2017 00:00:00 GMT

Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2016

Auf der Grundlage von Meldungen der Länder erstellt das Bundesministerium der Finanzen in Deutschland jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung.

In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2016 bundesweit 13.746 Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 14 Mrd. € erzielt.

Von den 7.816.301 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 186.472 Betriebe geprüft. Im Jahr 2016 waren in der Betriebskartei der Finanzämter 7.816.301 Betriebe erfasst, von denen 186.472 Betriebe geprüft wurden.

Um eine effektive Betriebsprüfung zu erreichen, werden die zu prüfenden Betriebe unter Risikogesichtspunkten ausgewählt und nicht schematisch. Das bedeutet, Großbetriebe werden grundsätzlich lückenlos geprüft und andere Betriebe werden unter Risikogesichtspunkten gezielt geprüft. Der ganze Bericht des Bundesministerium der Finanzen unter folgendem LINK .

Betriebsprüfung und GoBD

Mon, 25 Sep 2017 00:00:00 GMT

Die wichtigsten Felder bei Betriebsprüfungen bezüglich GoBD und Verfahrensdokumentation

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit Anfang 2015 in Kraft. Viele Steuerberater ,haben die Regelungen zwar zur Kenntnis genommen, die selbständige und die steuerlich relevanten Inhaber von Unternehmen aber größtenteils noch nicht.

Die Realität bei kleineren und mittelständischen Unternehmen, in der Gastronomie, dem Handwerk und auch im Handel ist schockierend!

Die technischen Systemdokumentationen der Kasse liegen den steuerlich relevanten Inhaber von Unternehmen meißt nicht vor, oder nur unvollständig. Eine Verfahrensdokumentation liegt meißt nicht vor und schon gar nicht Versionierungen. Ein System zum manipulationssicheren abspeichern von Daten existiert ebensowenig, wie ein Kontrollsystem.

Es ist vorauszusehen, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der GoBD auch bei kleineren Betrieben zunehmend geprüft wird und es zu empfindlichen Hinzuschätzungen aufgrund von formellen Mängeln kommen wird . Vor- und Nebensysteme müssen revisionssicher sein. Sie müssen Daten unveränderbar abspeichern bzw. vorgenommene Änderungen protokollieren. Es ist davon auszugehen, dass die Revisionssicherheit von Auftragsverwaltungs- bzw. Fakturierungsprogrammen in kommenden Betriebsprüfungen schwerpunktmäßig kontrolliert wird.

Einer der meist diskutierten Punkte unter Fachleuten im Zusammenhang mit den GoBD ist wohl das Erfordernis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Diese besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Zudem müssen die Unterlagen aktuell gehalten werden und bei Änderungen muss ersichtlich sein, welche Unterlage welchen Veranlagungszeitraum betrifft. Viele Finanzämter fordern die Verfahrensdokumentationen mit der Betriebsprüfungsanordnungen und bei der Durchführung einer Kassen-Nachschau an.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen.

Der BFH hat mit Urteil vom 25.3.15 eindeutig und unmissverständlich entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe . Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen. Mit anderen Worten, wer die Organisationsunterlagen / Verfahrensdokumentation (im Rahmen der unangekündigten Kassen-Nachschau) nicht vorlegen kann, muss mit empfindlichen Hinzuschätzungen rechnen.

Ein zusätzlicher Punkt; Unternehmer müssen die Revisionssicherheit der Rechnungen, also die Unveränderbarkeit der Daten, durch eine ordnungsmäßige, nachvollziehbare und elektronische Aufbewahrung sicherstellen. PDF, Word- und Excel-Dateien sind nicht revisionssicher. Daher müssen die Dateien in einem unveränderbaren Format bzw. System abgespeichert werden. Bei kleineren Betrieben sollte dies üblicherweise in einem Dokumenten-Managementsystem erfolgen.

Auch die Aufzeichnungen in vorgelagerten Systemen werden von der Finanzverwaltung geprüft und müssen daher den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen . Dazu gehören eine fortlaufende und zeitgerechte Erfassung sowie die Benennung bzw. Beschreibung aller steuerrelevanter Geschäftsvorfälle.

Bei Betriebsprüfungen und vor allem als Schwerpunkt in der Kassen-Nachschau werden die zeitgerechten Aufzeichnungen besonders kontrolliert. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Von den GoBD betroffene Steuerpflichtige sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen.

Letztlich müssen Inhaber von Unternehmen und selbständige also mit den GoBD leben. Da die jetzt Betriebsprüfungen regelmäßig den Prüfungszeitraum 2015 umfassen, muss damit gerechnet werden, dass das Thema „GoBD“ stets auf der Prüfungsagenda stehen wird.

Die GoBD sollte auch besonderes Gewicht bei (Fremd-)Geschäftsführern von GmbH's gewinnen! Denn wenn sie nicht beachtet werden, also etwa eine Verfahrensdokumentation nicht erstellt wird, dürfte es mit der Haftung des Geschäftsführers für Steuernachforderungen nicht weit her sein. Diese sollten das Thema daher ebenfalls aktiv angehen.

Kasse: fehlende Programmierprotokolle

Fri, 15 Sep 2017 00:00:00 GMT

Fehlende Programmierprotokolle bei Kassen führen zu Hinzuschätzungen

Ein Kassensystem ist auch dann manipulierbar, wenn dieses nicht durch den Benutzer selbst, sondern nur mit hohem Aufwand und Hilfe eines IT-Spezialisten möglich ist (FG Münster 29.3.17, 7 K 3675/13). Hier der LINK zum Urteil.

Ein Friseursalon nutzte ein PC-Kassensystem, über das auch die Kundenkartei und die Terminverwaltung erfolgte. Die Kassenberichte sind nicht fortlaufend nummeriert. Die Gutschein- und Trinkgelderfassung erfolgte mangelhaft. Protokolle der Kassenprogrammierung waren nicht vorhanden. Für das FA war die Kassenführung nicht ordnungsgemäß und es folgte eine Hinzuschätzung. Die Klage hatte nur hinsichtlich des Umfangs der Hinzuschätzung Erfolg.

Das rechtskräftige Urteil des FG Münster verdeutlicht anschaulich, wie eine Kassenprüfung in der Praxis ablaufen kann und welche Mängel dem Finanzamt in die Karten spielen. In dem Urteilsfall des FG Münster ging es um einen Friseur, der in den Jahren 1 und 2 seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und im Jahr 3 mittels Bilanzierung ermittelte. Zur Aufzeichnung seiner Bareinnahmen verwendete er eine PC-gestützte Kassensoftware, die auch über andere Funktionen wie Kundenkartei oder Terminverwaltung verfügte.

Es wurden arbeitstäglich Kassenberichte erstellt, die jedoch nicht laufend nummeriert wurden. Programmierprotokolle für das PC-Kassensystem konnte der Friseur dem Prüfer des Finanzamts nicht vorlegen . Außerdem zeichnete er sein Trinkgeld von Kunden nicht als Einnahmen auf und bewahrte von Kunden in Anspruch genommene Gutscheine nicht auf. Die Prüfer des Finanzamts versuchen bei der Kassenprüfung jeden noch so kleinen Mangel festzuhalten. In dem Streitfall des FG Münster führte das im Gesamtergebnis zu erheblichen Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn und somit zu erheblichen Steuernachzahlungen plus Nachzahlungszinsen.

Für eine PC-Kasse sind die gleichen Voraussetzungen maßgebend wie für eine Registrierkasse. Es muss eine Dokumentation der eigentlichen Programmierung vorliegen. Nur dann kann nachgewiesen werden, dass die Kasse nicht manipulierbar ist . Es ist unerheblich, ob eine tatsächliche Manipulation erfolgt ist.

Nach Aussagen der Finanzbehörden sollen die Außenprüfer künftig verstärkt nach Mängeln in der Verfahrensdokumentation suchen. Wenn dabei nicht alles stimmt, drohen bei der Prüfung unmittelbar Hinzuschätzungen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Kassenführung bei elektronischen Registrierkassen gelten nach Auffassung der Richter des FG Münster auch für PC-Kassensysteme, weil PC-Systeme mindestens ebenso manipulationsanfällig sind wie elektronische Registrierkassen.

Bewahrt ein Unternehmen nicht alle erforderlichen Unterlagen zur Kassenführung auf, führt das bereits zur nicht ordnungsgemäßen Kassenführung . Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt dann im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann im Betrieb zu ganz deutlichen Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu ganz erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Zu dem Bereich der Arbeitsanweisungen gehört in Zusammenhang mit den elektronischen Aufzeichnungen auch eine Verfahrensdokumentation . Mit einer Verfahrensdokumentation soll der Nachweis geführt werden, dass die mit den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze auch jeweils umgesetzt und tatsächlich eingehalten worden sind.

Formelle Mängel mit sachlichem Gewicht können grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden. Neben den Programmierprotokollen ist auch die elektronische Journaldatei aufzubewahren (FG Hamburg 26.8.16, 6 V 81/16). LINK zum Urteil .

Die Dokumentation beginnt mit dem Zeitpunkt der Auslieferung an den Steuerpflichtigen und bezieht nachfolgend sämtliche Programmeingriffe ein. Sie folgt dem Ziel, dass spätere Änderungen nachvollzogen werden können.

Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen
zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

Die Praxiserfahrung hat gezeigt, dass die Unterlagen beim steuerpflichtigen meißt nicht vorliegen. Es hat sich auch schon herausgestellt, dass Hersteller von Kassensystemen und elektronischen Rgistrierkassen selbst nach Monaten nicht in der Lage waren die Organisationsunterlagen des Kassensystems und die technische Systemdokumentation nicht vollständig zu liefern!

Es reicht somit oft nicht aus "nur" die Verfahrensdokumentation für den Betrieb zu erstellen, es ist oft ein zusätzlicher Aufwand die vollständige technische Systemdokumentation des Kassensystemherstellers zu beschaffen.

GoBD OPENING

Fri, 01 Sep 2017 00:00:00 GMT

GoBD und Kassen-Nachschau, Gefahrenpotential für Unternehmer mit Kassen

Seit geraumer Zeit wird Buchhaltung von Unternehmen und Selbständigen gemacht, um zu wissen was dem Finanzamt geschuldet wird und gezahlt werden muß. Mit neuen Vorschriften zu den GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" machen Sie die Buchhaltung hauptsächlich, um beweisen zu können, was dem Finanzamt nicht gezahlt werden muß.

Oder wollen Sie, dass das Finanzamt künftig Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzt und Ihre Steuern heraufsetzt? Fehlen die Nachweise und Dokumentationen dass die Buchhaltung ordnungsgemäß ist, wird gnadenlos die Buchhaltung verworfen und zugeschätzt.

Was vor dem Jahr 2017 unter dem Begriff „Registrierkassenpflicht“ nur zum Inhalt von Fachgespräch für Stuerberater taugte, beschäftigt nun alle Unternehmen, vor allem Geschäfte mit elektronischen Registrierkassen und offenen Kassen .

Warum gerade Geschäfte mit Kassen? Da die GoBD um die Regelungen der Kassen-Nachschau seit 2017 ergänzt wurden. Und so wird die Kassen-Nachschau zum "Trojanischen Pferd" der digitalen Betriebsprüfer . Denn die Kassen-Nachschau erfolgt vor allem in Ladengeschäften, der Gastronomie, in Apotheken oder dem Handwerk und dies ohne vorherige Ankündigung durch die Finanzbehörde.

Die gesamte Belegablage der Buchhaltung und steuerliche Datenverarbeitung muss nachprüfbar und unveränderbar sein, es muss Datensicherheit für 10 Jahre herrschen und was digital vorkommt, muss auch digital und revisionssicher ein Jahrzehnt überdauern.

Und verantwortlich ist dafür nicht der Steuerberater, sondern der Steuerpflichtige!

Erst am Beispiel wird deutlich, wie verzwickt das Ganze sein kann:
Die Telefonrechnung zum Beispiel erreicht den Unternehmer oft als PDF -Datei, die einer Mail angehängt wurde. Dann gilt die Mail als „Briefumschlag“ – für den gelten die GoBD-Regeln nicht – immerhin. Das pdf-Dokument könnte nun ausgedruckt werden („Unveränderbarkeit“) und im Steuerordner ordentlich nummeriert (Ablagevorschrift) abgelegt werden („Nachvollziehbarkeit“). Der steuerpflichtige müßte nur die vorgenommene Änderung (den Ausdruck des PDF auf Papier) revisionssicher in einem Datenmanagement-Protokoll (Verfahrensdokumentation) festhalten. Aber was geschieht danach mit dem PDF ? Löschen geht nicht! Denn die eingehende Rechnung ist nach den GoBD-Regeln „in dem Format aufzubewahren, in dem sie das Unternehmen erreichte.“ Wird die Telefonrechnung beim Provider von dessen Website runtergeladen oder gar innerhalb einer E-Mail zugesandt, fällt die „Briefumschlagregel“ weg und die Mail ist daten- und steuerregeltechnisch unveränderbar und dennoch maschinell auswertbar abzulegen. Denn im Zuge einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auch in den Rechner schauen und dort prüfen.

Angebote, Rechnungen, Abrechnungen, Kalkulationen und Reisekosten-Übersichten werden beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm wie WORD erstellt. Ist das Dokument geschrieben, wird es ausgedruckt und einerseits per Post versendet und andererseits ordentlich nummeriert und gelocht im Steuerordner abgelegt.

Achtung! Ist die Rechnung nicht nur ausgedruckt sondern auch auf dem Rechner gespeichert oder gar in ein PDF umgewandelt, um es anschließend per Mail dem Kunden zu mailen, wurde dabei ein (oder gar mehr als ein) digitales Dokument erstellt, für das nach GoBD komplett andere Regeln gelten. Was dazu fehlt, ist das „elektronische Archiv“, das den GoBD-Regeln entspricht.

Bei der elektronische Ablage von Belegen – Rechnungen, Quittungen, Kalkulationen und Angeboten sowie allen "steuerlich-relevanten“ Buchführungsunterlagen - gilt als Wichtigstes die Unveränderbarkeit. Eine Word-Datei ist schnell überschrieben und selbst ein PDF-Dokument lässt sich verändern, neu datieren oder überschreiben. Und wenn das Systemdatum des Rechners für wenige Minuten verändert würde, sind sogar komplette Buchungen oder automatische Steuerausdrucke schnell „korrigiert“. Wann also ist ein Buchhaltungsvorgang nachvollziehbar, eine zulässige Korrektur oder Anpassung nachprüfbar, die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen beweisbar und die Datensicherheit für zehn Jahre gegeben?

Ist es praxisfremd und unmöglich die GoBD und zusätzlich noch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ einzuhalten? - Diese Frage stellt sich nicht. Die Frage, die sich stellt ist: "gesetzeskonform" oder "gesetzlos" (!)

Wer nicht "gesetzlos" und somit den Sanktionen der Finanzbehörde ausgesetzt sein möchte, kümmert sich um die Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentation und die Umsetzung der GoBD Regeln. Wenn das Know-How dazu nicht im Unternehmen ist, dann mit professioneller und routinierter Hilfe.